Técnicas de organización de tareas

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Las técnicas de organización de tareas son muy variadas, por lo que es difícil describirlas de manera general. Se discuten a continuación algunos métodos de validez bastante generalizada que permiten aumentar la eficiencia de las tareas. Antes de continuar, lea como introducción el artículo técnica, donde se discuten rasgos comunes de todas las técnicas.


Roles y recursos humanos

Las personas no son insumos de ningún proceso, industrial o no, por lo que no es correcto denominarlas recursos humanos. Las personas desempeñan, cumplen o llevan a cabo una o más funciones, es decir, tienen roles (término recientemente incorporado al Diccionario de la Lengua Española).

Organización de tareas individuales

Las técnicas de trabajo individual son las que usa una única persona, sin colaboradores ni ayudantes, para cumplir bien su rol.

Minimización del recorrido

En las técnicas que requieren el desplazamiento del ejecutor usualmente es un factor crítico su desplazamiento, cuya medida es la distancia recorrida. Un análisis de los desplazamientos permite minimizar los recorridos, ahorrando tanto tiempo como esfuerzo físico, como se puede ver del siguiente ejemplo.

  1. Los ayudantes de cocina deben condimentar los platos preparados por el cocinero. Los condimentos son usados por todos ayudantes, por lo que el chef (el jefe de la cocina del restorán) los ubicó a todos juntos en un único lugar de la cocina. El modo de hacer uso de estos condimentos determina el recorrido que deben hacer los ayudantes. Veamos dos casos:
    • El ayudante A iba a buscar la sal, condimentaba su plato y luego regresaba el salero a su lugar.
    • El ayudante B llevaba el plato hasta donde estaba la sal, y luego lo regresaba a su lugar.
    • El ayudante A hacía el doble de recorrido que el ayudante B, caminaba el doble, se cansaba el doble y hacía la mitad de trabajo en el mismo tiempo. Lo echaron por ineficiente.
  2. El chef de otro restorán se dió cuenta de que sus ayudantes perdían demasiado tiempo buscando utensilios que estaban lejos de su puesto de trabajo. Proveyó a todos de elementos propios de trabajo, incluyendo los condimentos. Eliminó todos los recorridos no indispensables para la realización de su función. Tuvo que hacer una inversión mayor en elementos de trabajo e insumos, pero que en poco tiempo la inversión se pagó y desde ese momento hubo mayores ganancias que le permitieron seleccionar y pagar mejor a sus ayudantes.
  3. Hacer diligencias, como compras y pedidos de servicios, requiere frecuentemente hacer largos recorridos, a veces de un extremo al otro de una ciudad. Un buen ordenamiento de las tareas permite minimizar el recorrido, lo que requiere una planificación previa. Es frecuente que por falta de ésta un automovilista deba volver a un sector donde ya estuvo, o a su casa porque olvidó alguna de las cosas que debía llevar. Una lista escrita bien ordenada, revisada antes de salir, permite evitar estos problemas.
  4. En las fábricas la minimización de recorridos se obtiene mediante la línea de montaje, donde las partes a ensamblar son llevadas hasta el puesto de trabajo del obrero, quien se desplaza muy poco.

Minimización del tiempo

Las principales técnicas de minimización del tiempo son:

  1. Disminución de movimientos inútiles. Una manera de lograrlo es la minimización de recorridos previamente discutida. Otra, más compleja, es el análisis minucioso de los movimientos necesarios para hacer la tarea.
  2. Disminución de tiempos muertos. La manera más simple de hacerlo es mediante un buen ordenamiento de tareas en paralelo.
    1. Para preparar un mate, lo que más tiempo demora es el calentamiento del agua. Entonces, la primera tarea que debe hacerse es poner el agua a calentar, continuando luego con las restantes tareas de llenado del mate con yerba y la colocación de la bombilla. Si el calentamiento del agua demora 4 minutos y las restantes tareas 1 minuto, el orden equivocado de tareas insume 5 minutos, mientras que el correcto insume sólo 4.

Minimización del esfuerzo

Maximización de la precisión

Maximización de la satisfacción

Organización de tareas colectivas

Las técnicas de trabajo colectivo son aquellas en que intervienen varias personas que deben coordinar sus tareas para poder cumplir sus roles.

Especialización o división de tareas

Minimización de conflictos

  1. Colas.
  2. Normas, como las de tránsito.

Sinergia

Fuentes generales